Gestão financeira e cobrança para distribuidora

Distribuir é vender fiado com aparência de venda à vista. Você compra à vista ou em prazo curto, entrega hoje, e recebe em trinta, quarenta e cinco ou sessenta dias. Entre a saída do dinheiro e a entrada existe um buraco, e esse buraco é financiado por você.

Enquanto o negócio cresce, o buraco cresce junto. É por isso que distribuidora em crescimento pode quebrar mesmo vendendo bem: o lucro está no papel e o caixa está no cliente.

O número que importa mais que a inadimplência

Quase todo mundo acompanha inadimplência — o percentual vencido e não pago. É um número necessário, mas ele avisa tarde.

O número que avisa cedo é o prazo médio de recebimento: quantos dias, em média, entre o faturamento e o dinheiro na conta.

Ele se degrada antes de a inadimplência aparecer. O cliente que vai deixar de pagar começa pagando com três dias de atraso, depois cinco, depois doze. Nenhum desses atrasos aciona alarme, porque cada um, isolado, parece irrelevante. Mas o prazo médio sobe, e o caixa sente antes de qualquer relatório de inadimplência acusar.

Acompanhe os dois. Trate o prazo médio como sintoma precoce.

Contas a receber que funciona

Um controle de recebíveis útil precisa responder três perguntas a qualquer momento:

Quanto tenho a receber, por vencimento? Não o total — a distribuição por semana. Total sem distribuição não ajuda a decidir nada.

Quem está vencido, e há quanto tempo? Separado por faixa: até 15 dias, de 16 a 30, de 31 a 60, acima de 60. As faixas importam porque a probabilidade de receber cai de forma acentuada conforme o título envelhece.

Qual cliente concentra risco? Se um cliente responde por uma fatia grande do seu recebível, ele não é só um cliente. É uma exposição.

Se responder qualquer uma das três exige abrir mais de um lugar, o controle existe mas não está operando.

O limite de crédito que ninguém define

Distribuidora costuma conceder prazo por hábito, não por política. O cliente antigo tem trinta dias porque sempre teve; o cliente novo tem porque pediu e parecia sério.

Definir limite de crédito não é desconfiança comercial. É a diferença entre decidir com antecedência e descobrir depois.

Uma política mínima tem três elementos: um limite por cliente, um critério para revisá-lo, e uma regra do que acontece quando o cliente ultrapassa. O terceiro é o que costuma faltar — e sem ele os dois primeiros viram decoração.

Cobrança sem perder o cliente

Cobrar é desconfortável porque parece hostil. Mas o desconforto vem quase sempre de cobrar tarde, quando o valor já é grande e a conversa já é tensa.

Cobrança feita cedo, com valor pequeno e tom operacional, quase não gera atrito. O tratamento completo está em como cobrar cliente inadimplente sem perder a venda.

Fluxo de caixa que serve para decidir

Fluxo de caixa de distribuidora tem uma característica que muda o desenho: as saídas são mais previsíveis que as entradas. Você sabe quando paga fornecedor, salário e imposto. Não sabe exatamente quando o cliente paga.

Isso significa que projetar o caixa pelo vencimento dos títulos é otimista. O caminho mais realista é projetar pelo comportamento histórico de pagamento de cada cliente — quem paga no dia, quem paga com cinco dias, quem paga com vinte.

Você não precisa de estatística sofisticada. Precisa de uma classificação simples por cliente e da disciplina de mantê-la.

Margem depois de tudo

O último ponto é o mais desconfortável. Muitas distribuidoras conhecem a margem bruta do produto e não conhecem a margem por cliente depois de frete, prazo e inadimplência.

Um cliente com margem bruta de 22%, que exige entrega distante, paga em sessenta dias e atrasa vinte, pode estar dando resultado próximo de zero — ou negativo, se você financia esse prazo pagando juros.

Fazer essa conta para os dez maiores clientes costuma render as decisões comerciais mais úteis do ano.

Como priorizar

Se você está começando a organizar essa frente, uma ordem que funciona:

1. Registrar todo recebível num lugar só, com vencimento. Sem isso, nada mais é possível.
2. Medir o prazo médio de recebimento e acompanhá-lo mensalmente.
3. Criar as faixas de vencido e olhar semanalmente.
4. Definir limite de crédito para os clientes que concentram valor.
5. Calcular margem por cliente depois de frete e prazo para os maiores.

Os três primeiros passos não exigem sistema. Exigem que o recebível pare de morar em lugares diferentes.

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