Controle de estoque para distribuidora e revenda

Estoque é dinheiro parado em forma de mercadoria. Estoque de menos custa venda perdida; estoque de mais custa capital de giro, espaço e, em produto perecível, perda total. O controle existe para achar o ponto entre os dois — e ele muda item a item.

Este guia monta esse controle na ordem em que ele costuma funcionar.

Os três números de base

Antes de qualquer sofisticação, três informações sustentam tudo.

Saldo por item. Quanto tem, agora. Parece trivial e quase nunca está certo, porque entradas e saídas são registradas em momentos diferentes por pessoas diferentes.

Giro por período. Quanto sai por semana ou por mês. É o que transforma saldo em informação: 200 unidades pode ser estoque de dois dias ou de dois anos.

Prazo de reposição. Quantos dias entre pedir ao fornecedor e a mercadoria estar disponível para venda. Não o prazo prometido — o prazo real observado.

Sem os três, qualquer decisão de compra é palpite. Com os três, o ponto de reposição sai por conta.

Ponto de reposição

O ponto de reposição é o saldo no qual você precisa comprar para não faltar antes de a reposição chegar.

A fórmula básica é o consumo médio no período multiplicado pelo prazo de reposição, mais uma margem de segurança.

Se um item sai 40 unidades por semana e o fornecedor leva duas semanas, o consumo durante a reposição é de 80 unidades. Com margem de segurança de 50%, o ponto de reposição fica em 120.

A margem de segurança não é arbitrária: ela deve refletir o quanto a demanda e o prazo variam. Item de demanda estável e fornecedor pontual pede margem pequena. Item sazonal com fornecedor irregular pede margem grande.

O detalhamento está em como calcular o estoque mínimo para revenda.

Curva ABC, e o que fazer com ela

Numa carteira típica, uma minoria dos itens responde pela maioria do valor movimentado. Classificar em A, B e C não é exercício acadêmico — é o que permite dedicar atenção proporcional.

Itens A merecem acompanhamento frequente, ponto de reposição calculado com cuidado e negociação ativa com fornecedor.

Itens B funcionam bem com regra automática e revisão periódica.

Itens C não justificam esforço individual. Compre em lote maior, com folga, e aceite o custo de carregar.

O erro comum é o oposto: dedicar o mesmo esforço a todos os itens, o que na prática significa dedicar pouco esforço aos que importam.

Inventário

Saldo de sistema diverge de saldo físico. Sempre. A pergunta não é se diverge, é quanto e com que frequência você descobre.

Inventário geral, parando a operação, costuma acontecer uma ou duas vezes por ano. É trabalhoso e útil, mas oferece uma foto anual de um problema diário.

Inventário rotativo é o que costuma render mais: contar um subconjunto pequeno de itens toda semana, priorizando os de curva A. Ao longo do ano você cobre tudo, sem parar nada, e detecta divergência quando ela ainda é pequena.

Divergência recorrente num mesmo item raramente é furto. Costuma ser erro de cadastro — unidade de compra diferente da unidade de venda, item duplicado com dois códigos, conversão de caixa para unidade feita de cabeça.

Validade e lote, quando o produto é perecível

Se você trabalha com alimento, dois controles deixam de ser opcionais.

Ordem de saída pela validade. O que vence primeiro sai primeiro. Isso precisa ser regra do processo de separação, não escolha de quem está com pressa.

Rastreabilidade por lote. Registrar qual lote foi para qual cliente é o que permite recolher um problema pontual sem recolher tudo, e é o que a fiscalização sanitária espera de quem manipula alimento.

Compras: o outro lado

Estoque bem controlado só se traduz em resultado se a compra usar essa informação.

Três decisões que o controle sustenta:

Quanto comprar. O ponto de reposição diz quando; o lote econômico diz quanto. Comprar mais que o necessário por causa de desconto é vantajoso apenas se o desconto superar o custo de carregar aquele estoque pelo tempo extra.

De quem comprar. Preço não é o único critério. Fornecedor mais barato com prazo de reposição errático obriga você a carregar mais estoque, e esse custo raramente entra na comparação.

Quando antecipar. Antecipar compra na expectativa de aumento de preço é aposta. Às vezes vale, mas precisa ser decisão consciente e não hábito.

O que medir

• Ruptura: quantas vezes você não vendeu por não ter.
• Cobertura em dias: saldo dividido pelo consumo diário, por item.
• Giro: quantas vezes o estoque se renova no período.
• Acurácia de inventário: percentual de itens cujo saldo físico bate com o registrado.
• Perda por validade, se aplicável.

Ruptura e cobertura, juntos, contam a história inteira: um mede o custo de faltar, o outro o custo de sobrar.

Quando a planilha para de servir

O sinal costuma ser a divergência crônica. Quando o saldo da planilha deixa de ser confiável a ponto de as pessoas conferirem fisicamente antes de vender, o controle já não existe — existe a aparência dele.

Nesse ponto, o ganho de sair da planilha não é relatório. É a entrada e a saída passarem a ser registradas no mesmo lugar em que a venda e a compra acontecem.

No BakeVendas o estoque é movimentado pelo próprio pedido e pela própria compra, com ponto de reposição por item. Sete dias gratuitos, sem cartão.