Como calcular frete para distribuidora de alimentos

A maioria das distribuidoras não calcula frete. Embute. E embutir só funciona enquanto todos os clientes se parecem — mesma distância, mesmo volume, mesma frequência. No dia em que a carteira fica heterogênea, o frete embutido passa a fazer o cliente próximo e grande pagar pelo cliente distante e pequeno.

O resultado é conhecido: você perde o cliente bom para um concorrente que cobra mais barato dele, e mantém o cliente ruim, que ninguém disputa.

O que entra no custo de uma entrega

O erro mais comum é chamar de custo de frete apenas o combustível. Combustível costuma ser menos da metade.

Custos que variam com o quilômetro rodado: combustível, pneu, manutenção, e o desgaste que vira depreciação do veículo.

Custos que variam com o tempo, não com a distância: salário e encargos do motorista e do ajudante, e o tempo parado em doca — que em rede grande pode passar de uma hora por entrega.

Custos que existem mesmo com o veículo parado: licenciamento, seguro, rastreador, e a parcela do veículo se ele é financiado.

Custos que aparecem só às vezes, mas são reais: entrega recusada, remessa que volta, produto avariado no transporte.

Ignorar as três últimas categorias é o que faz o custo calculado parecer bom e o resultado do mês parecer ruim.

Como chegar ao custo por entrega

O caminho mais direto tem três passos.

Passo 1 — custo mensal total da frota. Some tudo do bloco acima referente a um mês. Se você tem mais de um veículo com perfis diferentes, faça por veículo.

Passo 2 — capacidade real de entregas por mês. Não a capacidade teórica. Conte as entregas efetivamente feitas num mês típico. Um veículo que faz 12 entregas por dia útil entrega cerca de 250 por mês.

Passo 3 — divida. Custo mensal dividido por entregas realizadas dá o custo médio por entrega.

Esse número já é mais útil que a intuição, mas ele mente em um ponto: trata todas as entregas como iguais.

Refinando: custo por rota

Duas entregas de mesmo valor podem ter custo muito diferente. Uma na esquina, outra a quarenta quilômetros. Uma com descarga em cinco minutos, outra com uma hora de espera.

O refinamento que costuma valer o esforço é separar as entregas em faixas — por exemplo três: zona central, zona intermediária e zona distante. Depois, apure quantas entregas de cada faixa cabem num dia, e calcule o custo por faixa.

Você não precisa de precisão contábil aqui. Precisa saber se a entrega distante custa o dobro ou o triplo da entrega central, porque é isso que muda a decisão comercial.

Três formas de repassar

Frete embutido no preço. Simples, e o cliente não discute. Funciona quando a carteira é homogênea. Quando não é, subsidia o cliente caro com a margem do cliente barato.

Frete por faixa de valor. Acima de determinado valor de pedido, entrega sem custo adicional; abaixo, cobrança fixa. Tem um efeito colateral útil: aumenta o valor médio do pedido, porque o cliente junta itens para atingir a faixa. É o modelo que costuma dar mais resultado em distribuição de alimentos.

Frete por zona. Valor diferente por região. Mais justo e mais transparente, mas exige que o cliente entenda por que paga mais que o vizinho de outro bairro — e exige que sua equipe consiga explicar isso sem improvisar.

Os três podem conviver. O que não pode conviver é o vendedor decidindo caso a caso sem regra registrada.

O ponto de equilíbrio da entrega

Existe um valor de pedido abaixo do qual a entrega dá prejuízo, mesmo com margem boa no produto. Vale calcular esse número e conhecê-lo.

A conta é direta: divida o custo da entrega pela sua margem percentual média. Se a entrega custa 40 reais e sua margem é de 20%, o pedido precisa passar de 200 reais só para pagar o frete — antes de contribuir com qualquer coisa para as despesas fixas.

Esse número costuma surpreender. E costuma explicar por que aquele cliente pequeno e fiel, que ninguém tem coragem de recusar, aparece no relatório como cliente lucrativo enquanto consome mais do que devolve.

Erros que se repetem

Calcular uma vez e nunca revisar. Combustível e salário mudam. Um cálculo de dois anos atrás está errado hoje.

Esquecer o tempo de espera. Motorista parado é custo rodando.

Tratar entrega recusada como incidente. Se acontece com regularidade, é custo estrutural e precisa entrar na conta.

Confundir frete com logística reversa. Devolução tem custo próprio, e em produto perecível ela costuma vir acompanhada de perda total do item.

Onde isso encosta no sistema

Frete calculado só vira decisão quando o custo por zona está registrado junto do cadastro do cliente, e quando o pedido consegue mostrar a margem depois do frete — não antes.

Se hoje sua resposta para “esse cliente dá lucro depois do frete?” depende de abrir três planilhas, o cálculo existe mas não está operando.

Para entender como o frete se encaixa nas outras frentes da operação, veja o guia de gestão para distribuidora de alimentos.